Переговоры с партнерами, заказчиками, поставщиками услуг или клиентами, а также совещания с коллегами, работающими в одном офисе или в представительствах компании в других городах, удобно проводить в специально оборудованной переговорной комнате. Переговорные комнаты могут также выполнять роль небольших конференц-залов.
Если переговорная комната рассчитана более, чем на 10-15 человек, то для удобства участников переговоров в ней следует установить конференц-систему, которая включает микрофонные пульты и при необходимости, настольные дисплеи, интерактивные планшеты для каждого рабочего места. Конференц-система будет особенно необходима в том случае, если вы общаетесь с иностранными партнерами, так как она дает возможность осуществлять синхронный перевод для каждого участника встречи.
Одной из важных систем, необходимых для переговорной комнаты, является видеоконференцсвязь. Благодаря системе видеоконференцсвязи участники переговоров могут видеть и слышать друг друга, находясь в разных городах, или даже странах, обмениваться графической и видеоинформацией. Это значительно экономит как время, так и необходимые на переезды расходы. Модуль видеоконференцсвязи включает обычно встроенные камеру, кодек, микрофоны и пульт дистанционного управления.
Система озвучивания переговорной комнаты потребует установки колонок, усилителей и приборов обработки звука для получения качественного звука, очищенного от лишних шумов.
Отображение полученной информации может быть отображено на плазменном или LCD дисплее, на экране с помощью проектора или на настольных дисплеях.
Сохранить сосредоточение на предмете обсуждения поможет установка автоматических поворотных видеокамер, которые включаются автоматически, когда участник переговоров начинает говорить.
В случае использования большого количества разнообразного аудио- и видеооборудования, незаменимой будет единая система управления переговорной комнатой или несколькими переговорными, которая может иметь встроенный или беспроводной пульты управления.