Планировка конференц-зала может варьироваться от круглого стола, расположенного в центре комнаты, – для переговоров с небольшим количеством участников, до многоместного конференц-зала, совмещающего разные функциональные зоны: для председателя, президиума, участников и гостей конференции.
В зависимости от специфики вашей организации, вам понадобится определенный список оборудования для конференц-зала. Как правило, набор необходимых устройств включает аудио и видео оборудование, а также коммутационное оборудование и систему управления конференц-залом. Рассмотрим подробнее.
Какое оборудование необходимо для современного конференц-зала?
Звуковое оборудование конференц-залов – это, в первую очередь, конференц-система зала. Ее основная задача – обеспечить для всех участников заседания возможность выступать и слышать выступления своих коллег. Для этого каждое рабочее место оснащается микрофонным пультом, благодаря которому участники могут делать доклады, голосовать, пользоваться услугой синхронного перевода.
Кроме того, конференц-система дает возможность регистрировать участников конференции, участвовать в конференции посредством телефонной связи и пр. Пульт председателя конференции имеет дополнительные преимущества: с его помощью можно управлять всеми микрофонами, регулировать регламент выступлений и предупреждать об окончании отведенного времени, принимать заявки на выступления.
Аудиооборудование включает также микшеры, усилители мощности, акустические системы, оборудование звукозаписи, приборы обработки звука.
Видео оборудование зала выполняет две основные задачи: отображение и запись визуальной информации. Запись может производиться как для простой документации, архива или с целью наблюдения, так и для последующего воспроизведения видео. В зависимости от этого потребуются либо самые простые записывающие устройства (видеокамера и видеомагнитофон), либо целый комплекс студийной видеоаппаратуры.
Поскольку выступления на конференции часто требуют воспроизведения видеоинформации, конференц-залы оснащают системой видеоотображения, которая включает источник видеосигнала – компьютер, видеомагнитофон, проигрыватель DVD-дисков, документ-камеру, эфирное или спутниковое телевидение, а также средства отображения – мультимедиа проекторы, плазменные панели, LCD панели, мониторы, телевизоры и видеостены.
Зал также может быть оборудован системой видеоконференцсвязи, которая позволяет участникам конференции видеть и слышать друг друга на расстоянии.
Система коммутации конференц-зала связывает источники и системы воспроизведения аудио и видео сигналов. Это коммутаторы, скалеры, усилители, коммутационные боксы, которые помогают в обработке и преобразовании сигналов в разные форматы, передают сигналы на дальние расстояния. Коммутационное оборудование – важная часть всей системы конференц-зала, которая помогает легко и максимально эффективно управлять установленными устройствами.
В современных конференц-залах, оснащенных большим количеством оборудования, используют систему управления залом, с помощью которой можно с одной панели дистанционно управлять всеми аудио и видео устройствами, освещением и вентиляционным оборудованием зала. Установив систему управления залом, вы не будете во время проведения мероприятия отвлекаться на технические неудобства и сможете использовать все возможности предоставленной аппаратуры.